A Documentação Museológica é uma das principais atividades desenvolvidas pelo museu. Trata-se de um conjunto de atividades e procedimentos técnicos necessários para o controle do acervo museológico e para o controle de toda a sua informação. É, portanto, um ferramenta imprescindível à gestão do museu e possui normas adotadas internacionalmente, sendo um campo de atuação para o museólogo. A primeira ação dentro da Documentação Museológica é o Diagnóstico de Acervo. O Diagnóstico de Acervo é um importante instrumento de planejamento, que tem como objetivo analisar e organizar as informações relativas aos acervos museológicos, identificando as necessidades do museu em relação às suas coleções. Trata-se da primeira ação a ser realizada pelo museu em sua Documentação Museológica, pois, o Diagnóstico de Acervo revelará as informações preliminares dos objetos, tendo como resultado a capacidade para se promover o entendimento do sistema documental vigente ou que será adotado pelo museu.
Como Fazer um Diagnóstico de Acervo
Elaboramos uma metodologia para que o seu museu possa realizar o próprio Diagnóstico de Acervo. Vale ressaltar que o Levantamento de Acervo é um procedimento complexo e requer conhecimento e discernimento técnico, portanto, deve ser realizado com equipe capacitada, sob consultoria e coordenação de museólogo, conforme estabelecido pela Lei 2.282, de 18 de janeiro de 1984, que dispõe sobre a regulamentação de museólogo.
A primeira etapa para o Diagnóstico de Acervo é a aplicação do Levantamento de Acervo, por meio do preenchimento da Tabela de Levantamento de Acervo. A Tabela de Levantamento de Acervo é uma importante ferramenta, pois os resultados obtidos a partir da sua aplicação evidenciam que a ausência de uma documentação museológica pode prejudicar e até mesmo fragilizar os trabalhos junto ao acervo de uma instituição, à medida que se desconheça o número total de objetos. Somente a partir da inserção da todos os objetos numa planilha é que a instituição tomará ciência sobre o número real de objetos por ela salvaguardados, além de informações preliminares sobre o seu estado de conservação e sobre a classificação dos acervos segundo suas tipologias. A Tabela de Levantamento de Acervo é uma importante etapa para o Diagnóstico de Acervo, contudo, o diagnóstico não se encerra nessa ação.
A Tabela de Levantamento de Acervos Museológicos resultará no primeiro cenário identificável da situação em que se encontra o acervo salvaguardado pelo museu. Nesse sentido, essa ação desencadeará as informações para o Diagnóstico de Acervos Museológicos, apresentando todos os itens que o museu possui e suas coleções, além de identificar as particularidades do acervo.
A partir da Tabela de Levantamento de Acervo é possível de se traçar as diretrizes para a Política de Acervo do museu, pois é nessa etapa que são levantadas as informações preliminares dos objetos, tendo como resultado a capacidade para se promover o entendimento do sistema documental vigente ou que será adotado pelo museu.
Elaborando um Diagnóstico do Acervo
A elaboração do Diagnóstico de Acervo leva ao reconhecimento do acervo que o museu possui salvaguardado, bem como ao domínio de sua informação. O primeiro passo para se elaborar um Diagnóstico de Acervo é a aplicação do seguinte questionário:
- Qual o número de objetos (precisos ou aproximados) que o museu possui salvaguardado?
- O acervo é fechado ou aberto (ainda se incluem objetos)?
- Qual a origem desse acervo? Contextualização da sua formação.
- Esse acervo se constitui em uma única coleção ou possui coleções específicas? Se sim, quais?
- Que tipo de documentação este acervo possui?
- Há livros de registros, inventários? Fichas de catalogação?
- Qual a organização e a sistematização das informações desse acervo?
- Como este acervo está acondicionado e exposto?
- Qual a rotina de trabalho com/no acervo?
- São geradas pesquisas nesse acervo? Quais e com que finalidade? Se sim, a instituição tem um retorno das mesmas?
- Existe alguma Política de Acervo vigente? Regras de uso, aquisição, descarte, empréstimo, etc.?
- Dentro do acervo ou coleções, elencar o grau de prioridade dele. Quais acervos o museu considera mais importantes? Por quê?
O Diagnóstico de Acervo tem Cinco Dimensões
A metodologia proposta pela Tríscele para a elaboração do Diagnóstico de Acervo leva em conta cinco aspectos:
Diagnóstico da Documentação Museológica
Sabendo que a Documentação Museológica é uma das principais atividades do museu, faz-se necessária uma abordagem sobre a situação real do museu em relação à documentação de seu acervo. É a partir dessas informações registradas que os museus desenvolvem e promovem pesquisas, exposições, ações educativas, publicações periódicas, entre outros.
Com base no conteúdo registrado, o museu fortalece a sua importância social, política, histórica e cultural. Possibilitando a aproximação e apropriação dos usuários ao acervo. Dessa forma, essa torna-se uma atividade diária e legitimada nestas instituições.
Sistema de Numeração do Acervo
O número de registro dos objetos do museu deve atender a um Sistema de Numeração padronizado. A adoção de um Sistema de Numeração permite a contagem de todos os objetos que compõem o acervo do museu. É, portanto, o primeiro reconhecimento detalhado dos objetos, resultando no número exato de itens.
Deve-se escolher um só Sistema de Numeração para todo o acervo, independente da variedade de objetos e coleções que possamos ter no museu.
Fichas de Registro do Acervo
A Ficha de Registro é um instrumento de auxílio para a Documentação Museológica, utilizada como uma ferramenta de trabalho que reúne uma série de informações sobre o acervo. A Ficha de Registro permite a rápida identificação e apresentação do objeto museológico, além de apresentar as informações contextuais, a saber, dados biográficos do acervo, entre outros.
Cada acervo deve possuir sua própria Ficha de Registro, que pode ser preenchida manualmente ou em base de dados mais modernas, como as de um software para gerenciamento de acervos museológicos. É nesse momento que sugerimos a adoção do Sylloge! Por meio dele é que a instituição começará a desenvolver as demais convenções que fazem parte da Documentação Museológica, como as Fichas de Registro e o Livro de Registro de Acervo.
Marcação dos Objetos
O acervo museológico deve estar com todos os seus itens marcados. Chama-se de marcação o ato de numerar uma peça do acervo visando a sua rápida identificação, quando cruzada essa informação com as demais ferramentas da Documentação Museológica. O número a ser marcado no objeto deve ser o mesmo adotado no Sistema de Numeração do Acervo.
A marcação dos objetos é necessária e obrigatória, podendo ser, dependendo de sua intenção: provisória, semipermanente e permanente. É importante respeitar os tipos de materiais que serão aplicados para a marcação, assegurando a integridade dos acervos.
Exemplo de marcação definitiva de objeto museológico
Livro de Registro de Acervo
O Livro de Registro de Inventário constitui-se em uma das responsabilidades de um museu. É por meio dele que a instituição mantém registrado os objetos pertencentes ao seu acervo.
O museu deve possuir dois Livros de Registro de Inventário. Um livro para os objetos incorporados ao acervo e outro para os objetos depositados. O museu também deve providenciar cópias deles, guardadas em local seguro e fora do museu, para a sua segurança. Nesse sentido, o Diagnóstico de Acervo irá apontar todos os caminhos até o momento em que o museu estará seguro para a implantação do seu Livro de Registro.
Faça o Diagnóstico de Acervo do Seu Museu!
A Tríscele elaborou uma plataforma online para que você possa realizar o diagnóstico do seu museu. Trata-se de uma ferramenta interativa que serve evidenciar as potencialidades interdisciplinares da museologia e a sua capacidade de incorporar linguagens provenientes de outras áreas. No caso dessa ferramenta para Diagnóstico de Acervo, a tecnologia tem se revelado uma forte aliada. Para os museus, a revolução digital também é uma realidade e tem modificado o próprio vocabulário dessas instituições. A inserção das tecnologias levou os museus a uma autocrítica e autorreflexão. Hoje os museus promovem o compartilhamento de coleções e espaços, a criação de conexões com seus usuários, mesmo com aqueles que antes pareciam mais distantes.
No futuro, os museus continuarão a ser moldados por uma ampla variedade de tendências motivadoras, sendo o uso da tecnologia a principal delas, pois a cultura digital já é uma realidade e ela revoluciona o modo como acessamos, criamos e consumimos conteúdo.
O Diagnóstico de Acervo que elaboramos é uma ferramenta inovadora! Ele foi estruturado em etapas que avaliam cada uma das dimensões da Documentação Museológica. Ao término das respostas que o usuário fornece, nossa assistente virtual avalia cada uma delas, apresentando em seguida um Diagnóstico de Acervo para o museu. Trata-se, portanto, de um importante instrumento de planejamento, que tem como objetivo analisar e organizar as informações relativas aos acervos museológicos, identificando as necessidades do museu em relação às suas coleções.
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Após realizar o seu Diagnóstico de Acervos você perceberá que os resultados evidenciarão uma lista de atividades e de tomadas de decisões a serem realizadas pelo museu. Caso você e sua instituição queiram maiores informações sobre projetos de Documentação Museológica, contate-nos que teremos o prazer em ajudar.